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Nonostante la digitalizzazione di numerose operazioni commerciali, le aziende oggi non riescono a rinunciare alla carta.
Tra documenti, stampe, appunti, mail e quant’altro, la gestione dei documenti dell’attività professionale continua ad occupare spazi e tempi di ogni ufficio amministrativo del mondo.
Per ottimizzare gli spazi, risparmiare del tempo e organizzare un archivio documentale in ufficio le cartelle sospese potrebbero fare proprio al caso vostro.
Esse consentono di catalogare attentamente i documenti cartacei, sistemandoli in armadi (più capienti e contengono cartelle sospese a lettura verticale) o cassetti (di dimensioni più ridotte e possono contenere cartelle sospese a lettura orizzontale).
Il supporto delle cartelle è solitamente metallico ed è l’asta metallica (collocata sia in armadi che in cassettiere) a consentire una consultazione verticale (nel caso degli armadi) od orizzontale (nel caso delle cassettiere).
Le cartelle sospese possono essere sia in cartoncino, che in plastica.
Per quanto concerne il colore delle cartelle sospese, il colore classico è l’arancio o l’avana, ma esistono anche cartelle sospese in cartoncino colorato (in questi casi anche le aste di sospensione sono colorate, per facilitare ancora di più la ricerca all’apertura del cassetto).
Una volta scelto tra armadi e cassettiere, il passo successivo consiste nello scegliere la dimensione delle cartelle.
In questo caso, esistono 3 standard relativamente all’interasse (la larghezza della cartella sospesa ovvero la misura che va da metà gancio alla metà dell’altro gancio).
Per determinare quale interasse occorre misurare la distanza tra le guide del classificatore in cui vanno inserite:
Esistono anche classificatori i cui cassetti speciali che possono contenere cartelle sospese sia di interasse 33 che 39 cm, regolando le guide in dotazione o tramite un adattatore.
Il fondo delle cartelle, invece, si può presentare di due tipi: possiamo avere cartelle sospese con fondo ad “U” oppure cartelle sospese con fondo a “V”.
Le prime sono ideali per classificare e raccogliere materiale di grande spessore (cataloghi, libri, listini, …) in quanto presenta un fondo rinforzato, mentre le seconde sono da destinare solamente all’archivio di materiale di spessore più piccolo (fogli e documenti cartacei).
Per rendere leggibile il contenuto della cartella e facilitarne l’utilizzo sono disponibili i cavalierini: supporti in plastica trasparente con un cartoncino bianco scrivibile. Esistono due tipi di cavalierini:
Esistono poi diversi supporti per cartelle sospese, utili per avere un archivio di documenti in uno spazio alternativo, qualora non si volessero utilizzare cassetti o armadi.
Scegliere gli strumenti giusti per archiviare documenti è importante non solo per ottimizzare gli spazi e risparmiare del tempo, ma anche per avere un archivio ordinato ed efficiente.
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